YOGYAKARTA – Layanan legalisasi ijazah dan transkrip nilai secara daring dengan tanda tangan elektronik diluncurkan Wakil Rektor Bidang Kerja Sama dan Alumni UGM, Prof. Dr. Paripurna, S.H., M.Hum., LL.M. Layanan ini telah mulai digunakan di Fakultas Teknik dan nantinya akan diperluas ke seluruh fakultas dan sekolah di UGM.
“Ini menandakan kemajuan yang signifikan dari segi administratif. Dengan tanda tangan elektronik banyak kepraktisan yang bisa dinikmati dan kepastian hukum lebih terjamin,” ucap Paripurna.
Tanda tangan elektronik dikembangkan oleh UGM bekerja sama dengan Balai Sertifikasi Elektronik Badan Siber dan Sandi Negara (BSrE BSSN). Paripurna menegaskan, dari segi hukum, tanda tangan elektronik dianggap sebagai tanda tangan yang sah dan dapat digunakan sebagai alat bukti.
Dengan tanda tangan elektronik, layanan legalisasi dapat diberikan dengan lebih mudah dan cepat melalui sistem informasi terintegrasi SIMASTER.
“Sepertinya hanya tanda tangan tetapi ini akan berdampak ke banyak hal. Cara yang tidak praktis dan memakan waktu lama bisa mengganggu proses administrasi dan mengganggu kemajuan Indonesia dalam memenangkan persaingan global,” terangnya.
Direktur Kemitraan, Alumni dan Urusan Internasional UGM, Dr. Danang Sri Hadmoko, S.Si., M.Sc., mengungkapkan, legalisasi tanda tangan elektronik diharapkan dapat diterapkan di seluruh fakultas dan sekolah pada bulan ini.
Usai peluncuran layanan, selanjutnya akan dilakukan pendataan verifikator di masing-masing fakultas serta sosialisasi kepada alumni, mitra, serta masyarakat luas.
“Legalisasi tanda tangan elektronik sebenarnya sudah diinisiasi sejak lama, tujuan utamanya supaya UGM ramah alumni dan ramah mitra. Di masa pandemi ini kami bisa mempercepat pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan,” kata Danang.
Ia menambahkan, alumni yang mengajukan legalisasi dengan tanda tangan elektronik tidak dibebankan biaya legalisasi. Meski layanan ini sudah mulai diterapkan, layanan legalisasi yang dilakukan sebelumnya dengan menggunakan tanda tangan basah masih dapat dilayani di fakultas masing-masing.
Untuk mendapatkan layanan, alumni UGM masuk ke Simaster dengan akun yang sudah dimiliki dan memilih layanan legalisasi pada menu Alumni. Proses legalisasi dilakukan selama 2 hari kerja, dan notifikasi pengajuan yang disetujui akan diberikan melalui email.
“Untuk alumni yang belum memiliki akun Simaster bisa kami bantu dengan menggunakan email. Tentunya ke depan kami akan terus mengembangkan layanan dengan melengkapi data dan hal-hal lain yang diperlukan,” imbuhnya.
Tanda tangan elektronik mulai diterapkan di UGM usai diluncurkan oleh Rektor UGM pada 17 Agustus 2020. Pada tahap pertama, tanda tangan elektronik diterapkan pada dokumen Kenaikan Gaji Berkala (KGB), dokumen Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI), dokumen Transkrip Nilai, dan dokumen pertanggungjawaban pada proses Pengadaan Barang/Jasa (PBJ).
Selanjutnya, TTE juga diterapkan pada dokumen-dokumen resmi yang diterbitkan UGM, seperti dokumen ijazah, dokumen persuratan, dokumen pertanggungjawaban keuangan, dokumen Letter of Acceptance (LoA), dokumen sertifikat/penghargaan kegiatan, dan lain sebagainya. (Sukron)
