SLEMAN – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman melaksanakan pelatihan pengelolaan arsip dinamis bagi perangkat dan pengelola arsip Kalurahan Condongcatur selama 3 (tiga) hari, 24, 26 dan 27 Oktober 2023.
Pelatihan ini diikuti pamong kalurahan dari bidang kerja masing masing, BPKal dan perwakilan Dukuh Condongcatur. Dalam sambutanya Lurah Condongcatur Reno Candra Sangaji, S.IP, M.IP mengucapkan terima kasih kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman yang pada tahun 2023 memberikan pelatihan kepada pamong Kalurahan Condongcatur.
Potensi yang dimiliki Pemerintah Kalurahan Condongcatur yang perlu dikelola pengarsipanya sangat banyak dan beragam. Banyak kegiatan yang dilaksanakan dalam penyelenggaran pemerintah Kalurahan Condongcatur seperti peristiwa bersejarah yang pernah terjadi, peristiwa budaya, seni, tradisi, aset lain dalam pelaksanaan kegiatan. Volume arsip yang tercipta cukup tinggi dan di era keterbukaan informasi publik yang berimplikasi pada pengelolaan arsip perlu penyelamatan dan pelestarian serta perlu pengelolaan yang baku, sistematis dan terpadu.
“Harapanya setelah adanya pelatihan ini dapat meningkatkan SDM pengelolaan kearsipan kalurahan sehingga kualitas pengolahan arsip kalurahan sesuai dengan sistem dan standar yang dibakukan dengan menambah /melengkapi regulasi pengelolaan arsip kalurahan yang diperlukan dan mungkin dengan menerapkan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip kalurahan,” ucap Reno.
Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman, Dra. Sri Wantini, M.Pd menyampaikan sesuai Surat Edaran Bersama Nomor 3 Tahun 2022 tentang Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa merupakan salah satu kebijakan yang ditetapkan oleh Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan Kepala ANRI. Implementasi dari kebijakan tersebut menjadi tugas bersama dalam rangka menyelamatkan arsip desa dan memberdayakan masyarakat desa di bidang kearsipan.
“Disamping hal tersebut, adanya perubahan global yang ditandai dengan transformasi digital membawa tuntutan terciptanya tata pemerintahan yang baik (good governance) dan bersih dengan berprinsip pada transparansi, akuntabilitas, menjunjung tinggi hukum, serta terbukanya partisipasi masyarakat. Pemanfaatan teknologi dan informasi dalam proses pemerintahan diharapkan akan meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan,” jelas Sri Wantini.
Ditambahkan kepala dinas, sejalan dengan hal tersebut, pemerintah tidak bisa mengandalkan sistem pengelolaan arsip dilaksanakan dengan pola-pola manual/konvensional. Pemerintah dituntut harus mampu mentransformasikan sistem kearsipan yang masih manual ke sistem digital, termasuk dalam pelaksanaan penyelamatan arsip.
“Dalam rangka meningkatkan kapasitas perangkat kalurahan, pelatihan ini dilaksanakan dengan harapan akan dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip dinamis dalam rangka mewujudkan tertib arsip di lingkup Pemerintah Kalurahan Condongcatur dan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku lembaga kearsipan daerah melaksanakan pembinaan dalam bentuk pelatihan atas pengelolaan arsip dinamis yang merupakan tugas dari pemerintah kalurahan dalam penyelenggaraan kearsipan,” imbuhnya.
Pelatihan pengelolaan arsip dinamis melalui pemaparan dan praktik disampaikan oleh narasumber yaitu :
Dra. Sri Wantini, M.Pd “Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman”.
Abu Bakar, S.Sos, M.Si “Kebijakan Gerakan Tertib Arsip dan Sejarah Desa”.
Betty Indriati, S.ST.Ars “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif”.
Yuni Prasetyo Budi Ilmawan, S.IP, M.Sc “Kebijakan Transformasi Kearsipan Digital”.
Catur Heni Priana, S.ST Ars “Pengelolaan Arsip Inaktif”.
Herawati Dian E, S.ST, Ars “Pengelolaan Arsip Foto dan Alih Media”.
Sedangkan untuk praktik pengelolaan arsip adalah praktik pengelolaan arsip aktif kalurahan dan arsip vital di ruang sekretariat, keamanan, kemakmuran, sosial dan padukuhan selanjutnya juga praktik alih media dan praktik pengelolaan arsip keluarga Genta Siaga (Gerakan Cinta Arsip Keluarga).
Arsip adalah Rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan). (*)
